MyPeopleDoc : connexion, activation et coffre-fort numérique RH — Guide complet

s MyPeopleDoc (aussi écrit my people doc ou mypeople doc) est la plateforme de gestion de documents RH la plus répandue en France.

Elle permet aux salariés de consulter, télécharger et archiver leurs bulletins de paie, contrats et attestations dans un coffre-fort numérique sécurisé.

Pour vous aider à mieux comprendre ce coffre fort, nous avons préparé ce guide.

Il va répondre principalement à ces questions : comment activer votre compte et accéder à votre espace ? Quelle est la démarche pour utiliser l’application mobile? Comment récupérer vos documents même après avoir quitté l’entreprise.

Qu’est-ce que MyPeopleDoc ?

C’est un service de coffre-fort numérique RH édité par la société UKG (anciennement PeopleDoc).

En France, des milliers d’entreprises l’utilisent pour dématérialiser les documents des salariés.

Chaque employé dispose d’un espace personnel et sécurisé où sont stockés :

• Les bulletins de paie mensuels
• Le contrat de travail et ses avenants
• Les attestations employeur et Pôle Emploi
• Les relevés de formation et de CPF
• Tout document officiel transmis par les RH

L’avantage principal est la conservation légale des documents sur 50 ans, conformément à l’obligation française. Vous n’avez plus à craindre de perdre vos fiches de paie.

Comment activer mon compte MyPeopleDoc ?

Activer mon compte My People Doc est la première étape obligatoire. Sans activation, vous ne pouvez pas accéder à vos documents.

Trouver l’email d’activation

Lors de votre embauche (ou lors du déploiement de la plateforme dans votre entreprise), votre service RH déclenche l’envoi d’un email automatique.

Il provient généralement d’une adresse noreply@mypeopledoc.com ou d’un domaine propre à votre entreprise.

Si vous ne trouvez pas cet email : vérifiez vos spams et courriers indésirables en priorité. Si rien n’apparaît sous 48 heures, contactez directement votre service RH.

Les étapes d’activation

1. Ouvrez l’email et cliquez sur le lien d’invitation.
2. Saisissez votre code d’activation (généralement une suite de 12 caractères, majuscules et minuscules à respecter).
3. Créez votre mot de passe : minimum 8 caractères, avec une majuscule, une minuscule, un chiffre et un caractère spécial.
4. Renseignez votre adresse email de contact. Si votre employeur vous laisse le choix, utilisez une adresse personnelle. C’est essentiel pour garder l’accès à vos documents après un éventuel départ de l’entreprise.
5. Validez. Un email de confirmation vous est envoyé.

MyPeople Doc mon compte connexion : comment se connecter ?

Une fois activé, accéder à My People Doc mon compte en ligne est simple.

L’URL de connexion dépend de votre entreprise. Elle suit généralement ce format :

• monentreprise.mypeopledoc.com
• peopledoc.monentreprise.fr

Retrouvez cette adresse dans votre email d’activation initial, ou demandez-la à votre service RH.

Sauvegardez-la dans vos favoris pour éviter les erreurs de saisie et les risques de phishing.

Identifiant et mot de passe

Votre identifiant est le plus souvent votre adresse email, mais certaines entreprises utilisent un matricule ou un login Windows. En cas de doute, l’email d’activation l’indique.

Mot de passe oublié

Cliquez sur « Mot de passe oublié » sous le formulaire de connexion. Saisissez votre identifiant.

Un lien de réinitialisation valide 24 heures vous est envoyé par email. Vérifiez vos spams si vous ne le recevez pas sous 5 minutes.

Si plusieurs tentatives échouent, votre compte est peut-être temporairement verrouillé. Contactez votre service RH pour un déblocage manuel.

Erreurs fréquentes lors de la connexion

MyPeopleDoc France : particularités pour les utilisateurs français

My People Doc France suit la législation française en matière d’archivage des bulletins de paie.

Depuis la loi Travail de 2016, les employeurs peuvent remettre les fiches de paie sous format électronique, avec l’obligation de les conserver 50 ans (ou jusqu’aux 75 ans du salarié).

Concrètement, cela signifie que même si vous changez d’entreprise, vos anciens bulletins restent accessibles dans votre coffre-fort numérique.

C’est l’employeur qui gère l’archivage, mais vous en êtes le premier bénéficiaire.

Les entreprises françaises qui utilisent le coffre-fort doivent également respecter le RGPD.

Vos données personnelles (revenus, adresse, numéro de sécurité sociale) sont chiffrées et ne peuvent pas être partagées sans votre consentement.

MyPeopleDoc coffre-fort : quels documents sont disponibles ?

Le coffre-fort est votre espace personnel et sécurisé. Il contient tous les documents que votre employeur a choisi d’y déposer.

Voici ce que vous pouvez généralement y trouver :

Documents récurrents :

• Bulletins de paie mensuels (format PDF)
• Relevés d’heures supplémentaires
• Notes de frais validées

Les documents contractuels :

• Contrat de travail initial
• Avenants et modifications de contrat
• Règlement intérieur

Documents de fin de contrat :

• Attestation Pôle Emploi
• Certificat de travail
• Solde de tout compte

Documents de formation :

• Certificats et attestations de formation
• Relevés de droits CPF

Pour télécharger un document, rendez-vous dans la section « Mes documents » ou « Coffre-fort » du menu principal.

Les documents sont classés par type et par date. Cliquez sur celui qui vous intéresse pour l’ouvrir en PDF, puis utilisez le bouton de téléchargement pour le sauvegarder sur votre appareil.

Application télécharger : comment installer l’app ?

L’ application est disponible sur smartphone, ce qui vous permet de consulter vos documents à tout moment, où que vous soyez.

MyPeopleDoc application Android

Pour installer l’application sur Android, rendez-vous sur le Google Play Store et recherchez « My People Doc » ou « UKG PeopleDoc ». Vérifiez que l’éditeur est bien UKG Inc. avant de télécharger. L’application est gratuite.

Une fois installée, connectez-vous avec vos identifiants habituels. L’interface mobile reprend les mêmes fonctionnalités de l’espace client que la version web : consultation, téléchargement et partage de documents.

My People Doc application Apple

Sur iPhone ou iPad, l’application est disponible sur l’App Store. Recherchez « My PeopleDoc » ou « UKG Pro ». Là encore, vérifiez l’éditeur (UKG Inc.) et installez la version officielle.

L’application Apple propose les mêmes fonctionnalités. Vous pouvez activer Face ID ou Touch ID pour une connexion plus rapide.

Conseils pour bien utiliser l’application

• Activez les notifications pour être alerté dès qu’un nouveau bulletin de paie est disponible.
• Utilisez l’authentification biométrique pour sécuriser l’accès sur votre téléphone.
• Téléchargez vos documents importants en local pour y accéder hors connexion.

Comment contacter le support client ?

Si vous avez un problème technique que ni votre service RH ni cet article ne permettent de résoudre, il existe plusieurs façons de contacter l’assistance.

• Depuis votre espace MyPeopleDoc : la plupart des interfaces proposent un bouton « Aide » ou « Support » en bas de page. Vous pouvez ouvrir un ticket en ligne.
• Via votre service RH : dans la grande majorité des cas, c’est le canal le plus rapide. Les équipes RH ont accès à un support dédié UKG avec des options de déblocage administrateur que vous n’avez pas en tant qu’utilisateur.
• Via le site UKG : rendez-vous sur le site officiel d’UKG (ukg.com) pour trouver les coordonnées du support selon votre région.

Accès à MyPeopleDoc après avoir quitté l’entreprise

C’est l’une des questions les plus fréquentes. La réponse dépend de la politique de votre employeur.

Trois cas de figure existent

1. Accès maintenu à vie : certaines entreprises laissent le compte ouvert indéfiniment pour respecter l’obligation légale de 50 ans. Vous vous connectez avec les mêmes identifiants même des années après votre départ.
2. Accès limité dans le temps : fréquemment, l’accès est maintenu 5 ans après le départ, puis le compte bascule en lecture seule ou est désactivé. Une notification est généralement envoyée 3 mois avant.
3. Désactivation immédiate : rares mais réels, certains employeurs ferment l’accès le jour du départ. Dans ce cas, vous devez avoir tout téléchargé avant.

Ce qu’il faut faire avant de quitter l’entreprise

• Téléchargez l’intégralité de vos bulletins de paie dès l’annonce de votre préavis.
• Récupérez tous les documents contractuels et attestations.
• Changez votre adresse email de contact vers une adresse personnelle, si ce n’est pas déjà fait.
• Notez l’URL de connexion et vos identifiants dans un endroit sécurisé.

Résolution des problèmes courants

• Le PDF ne s’ouvre pas : Videz le cache de votre navigateur (Ctrl+Shift+Suppr sur Chrome), désactivez temporairement votre bloqueur de publicités et testez avec un autre navigateur. Chrome et Edge fonctionnent généralement mieux que Firefox ou Safari.
• Le téléchargement échoue : Vérifiez que votre disque dur dispose d’espace libre. Essayez le clic droit > « Enregistrer la cible sous » plutôt que le bouton de téléchargement intégré.
• L’application mobile ne se connecte pas : Vérifiez votre connexion internet. Fermez et relancez l’app. Si le problème persiste, désinstallez et réinstallez l’application depuis le store officiel.
• Le site affiche « service indisponible » : My People Doc effectue ses maintenances le dimanche entre 2h et 6h du matin. En semaine, contactez votre service RH si l’erreur dure plus de 2 heures.

Questions fréquentes (FAQ)

• MyPeopleDoc est-il gratuit pour les salariés ? Oui, totalement. C’est votre entreprise qui paie l’abonnement au service UKG PeopleDoc. En tant que salarié, vous accédez gratuitement à votre coffre-fort.
• Puis-je accéder au coffre-fort depuis l’étranger ? Oui, la plateforme est accessible depuis n’importe quel pays avec une connexion internet. Aucun VPN n’est nécessaire.
• Combien de temps mes bulletins de paie sont-ils conservés ? L’obligation légale française est de 50 ans. Votre employeur est responsable de cet archivage sur la plateforme.
• Que faire si mon code d’activation est expiré ? Contactez votre service RH. Ils peuvent régénérer un nouveau code depuis l’interface administrateur.
• Puis-je partager mes documents depuis ? Oui, la plupart des interfaces permettent de partager un document par email directement depuis la plateforme, ou de le télécharger pour l’envoyer manuellement.

Pour conclure

MyPeople Doc est aujourd’hui incontournable dans la gestion RH numérique en France.

Que vous cherchiez à activer votre compte pour la première fois, à télécharger l’application sur Android ou Apple, à résoudre un problème de connexion ou à sécuriser l’accès à votre coffre-fort numérique, ce guide vous donne toutes les clés.

Le conseil le plus important reste le même : anticipez. Téléchargez régulièrement vos documents, utilisez une adresse email personnelle et ne remettez jamais à plus tard la récupération de vos bulletins de paie. Votre avenir vous en remerciera.